GÉNÉRALITÉS

Est-ce que le Portail de documents électroniques de la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral est disponible en tout temps?

• Le Portail de documents électroniques est disponible en tout temps; par contre, le soutien technique et les services de traitement des documents sont disponibles seulement pendant les heures de bureau de la Commission, soit du lundi au vendredi de 8 h à 16 h (heure de l’Est), sauf les jours fériés.

Qui puis-je contacter pour obtenir de l’aide?

• Vous pouvez communiquer avec nous par téléphone au 613-990-2008 ou par courriel à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca si vous avez besoin d’aide pour naviguer dans le Portail de documents électroniques ou si vous avez une question. La Commission est disponible pendant les heures de bureau, soit du lundi au vendredi de 8 h à 16 h (heure de l’Est), sauf les jours fériés.

Est-ce qu’il y a du matériel de formation disponible concernant le Portail de documents électroniques?

• Oui, un guide expliquant comment utiliser le Portail de documents électroniques de la Commission est disponible en faisant une demande par courriel à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca.

Est-ce que je peux déposer des informations confidentielles avec le Portail de documents électroniques de la Commission?

• Le Portail de documents électroniques a été conçu pour sécuriser les documents au niveau Protégé B. Si votre document est protégé à un niveau supérieur, ne le téléchargez pas sur le portail. Veuillez communiquer avec la Commission à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca ou par téléphone au (613) 990-2008, pendant les heures de bureau, soit du lundi au vendredi de 8 h à 16 h (heure de l’Est), sauf les jours fériés.
• Le Portail utilise une technologie qui garantit que vos communications avec la Commission sont sûres et protégées. Cependant, tous les documents seront disponibles pour toutes les autres parties qui ont accès aux documents de l'Événement.

Quels matériel et logiciel sont nécessaires pour déposer des documents à l’aide du Portail de documents électroniques de la Commission?

• Un ordinateur personnel ou une tablette exécutant une plateforme standard telle que Windows.
• Un programme de conversion en format PDF – traitement de texte ou tableur.
• Un service Internet.
• Un navigateur tel Internet Explorer, Chrome, Firefox ou Safari.
• Un numériseur pourrait être nécessaire pour numériser un document qui n’a pas été converti du document original.

Quels sont les navigateurs compatibles avec le Portail de documents électroniques de la Commission?

• Le Portail de documents électroniques a été optimisé pour les navigateurs Internet Explorer, Firefox et Safari.

INFORMATIONS SUR LE PROFIL DU PORTAIL

RENSEIGNEMENTS REQUIS ET PROFIL DU PORTAIL DE DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

Qu’est-ce qu’un profil du Portail de documents électroniques?

• Un profil du Portail de documents électronique représente un ensemble unique d’informations vous permettant d’accéder au Portail.

Pourquoi dois-je m’inscrire et créer un profil pour utiliser le Portail de documents électroniques?

• Il faut s’inscrire et créer un profil du Portail de documents électroniques pour soumettre des documents ou récupérer des documents rendus disponibles.
• La Commission doit vérifier et enregistrer vos renseignements avant de vous donner accès à son Portail de documents électroniques.
• Après que la Commission a examiné et approuvé votre demande d’inscription, vous pourrez accéder à toutes les fonctionnalités du Portail de documents électroniques. Une confirmation sera envoyée à votre adresse de courriel.

Quelle information dois-je entrer lors de la création de mon profil du Portail de documents électroniques?

• Les renseignements suivants sont requis pour créer et enregistrer votre profil :

• Salutation (par exemple : M., Mme, Mlle)
• Prénom (obligatoire)
• Nom (obligatoire)
• Adresse de courriel (obligatoire)
• Adresse postale (obligatoire)
• Ville (obligatoire)
• Province ou état (obligatoire)
• Pays (obligatoire)
• Code postal (obligatoire)
• Numéro de téléphone (obligatoire)
• Numéro de télécopieur
• Préférence linguistique
• Récupération du mot de passe – Question de sécurité
• Récupération du mot de passe - Réponse
• Mot de passe

Est-ce que mes informations personnelles sont protégées?

• Les informations seront utilisées afin de confirmer votre identité avant l’autorisation de votre accès au Portail de documents électroniques et ne seront pas partagées à des parties externes. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée, si vous pensez que vos informations personnelles ont été traitées de manière inappropriée.

Mes informations ont changé; comment puis-je les mettre à jour dans le Portail de documents électroniques?

• Vous pouvez mettre à jour et gérer votre profil du Portail de documents électroniques en cliquant sur le bouton GÉRER votre profil du Portail de documents électroniques de la page d’accueil. Sélectionnez Option 1 – Modifier votre profil du Portail de documents électroniques.

Je quitte mon ministère/agence/agent négociateur; dois-je mettre à jour mon profil et en informer la Commission?

• Oui, vous devez en aviser la Commission et mettre à jour votre profil du Portail de documents électroniques.

Je n’ai plus besoin d’accéder le Portail de documents électroniques. Est-ce que je peux désactiver mon profil?

• Oui, vous pouvez désactiver votre profil en cliquant sur le bouton « GÉRER votre profil » de la page d’accueil et sélectionnant « Option 2 – Désactiver votre profil ».
• Cette action désactivera votre profil et votre accès au portail sera retiré.

Lorsque j’entre mon adresse de courriel et mon mot de passe, ça ne fonctionne pas; pourquoi?

• Il y a deux causes possibles :

• L’adresse courriel est erronée.
• Le mot de passe est sensible aux majuscules et minuscules.
• Votre compte est verrouillé (après 10 tentatives de connexion infructueuses).

• Vous pouvez communiquer avec nous si vous avez besoin d’aide, que ce soit par courriel à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca ou par téléphone au 613-990-2008 pendant les heures de bureau de la Commission, soit du lundi au vendredi de 8 h à 16 h (heure de l’Est), sauf les jours fériés.

J’ai perdu mon mot de passe ou je ne me souviens plus de mon mot de passe; que dois-je faire?

• Cliquez sur le lien Vous avez oublié votre mot de passe? Récupérez-le de la page d’accueil. Suivez les instructions pour créer un nouveau mot de passe.
• Vous pouvez également communiquer avec nous par courriel à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca ou par téléphone au 613-990-2008 pour obtenir un mot de passe temporaire.

Je me suis connecté au Portail de documents électroniques plus tôt dans la journée mais je suis maintenant déconnecté; pourquoi?

• Les sessions prennent fin après 30 minutes d’inactivité. Vous devrez vous connecter de nouveau.

Est-ce que je peux accéder au Portail de documents électroniques à l’aide de plus d’un navigateur à la fois?

• Non, si vous essayez de vous connecter en utilisant un autre onglet dans le navigateur actuel ou un autre navigateur alors que vous êtes déjà connecté, un message s’affichera. Vous devrez mettre fin à la session précédente afin de pouvoir utiliser un autre navigateur.

SOUMETTRE DES DOCUMENTS

La Commission n’a pas encore approuvé mon profil; comment puis-je soumettre des documents?

• Vous ne pouvez pas soumettre de documents via le portail jusqu’à ce que votre profil soit approuvé

Est-ce que je peux soumettre plus d’un document à la fois?

• Oui, il est possible de soumettre plusieurs documents à la fois. Après avoir soumis vos documents, vous serez redirigé vers une page d’accusé de réception affichant la liste des documents soumis et une copie de cette confirmation vous sera également envoyée par courriel.

Je ne connais ni le numéro de l'événement ni le nom de l'événement pour lequel je veux soumettre des documents; que dois-je faire?

• Avant de soumettre vos documents, veuillez consulter notre site web pour obtenir des renseignements ayant trait aux différents mandats de la Commission.
• Vous pouvez également communiquer avec nous par courriel à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca ou par téléphone au 613-990-2008 pendant les heures de bureau de la Commission, soit du lundi au vendredi de 8 h à 16 h (heure de l’Est), sauf les jours fériés.

Dans quel format dois-je soumettre mes fichiers à la Commission?

• La Commission demande que les documents soient soumis en format PDF (Portable Document Format). Ce format a été choisi parce qu’il permet de garder la pagination, la mise en page et la police de caractères du document original, et ce, peu importe l’ordinateur utilisé pour le visualiser ou l’imprimer.
• Des formats de fichiers supplémentaires peuvent être soumis tels que Word, Excel, PowerPoint et une multitude de formats multimédias.

J’ai choisi le mauvais document à envoyer à la Commission; est-ce que je peux le supprimer de la liste des fichiers?

• Oui. Vous pouvez supprimer des documents de la liste en décochant la case Sélection située à la droite du fichier. Cela doit être fait avant de cliquer sur le bouton Soumettre.

Est-ce que je peux annuler mon envoi dans le Portail de documents électroniques avant de cliquer sur le bouton Soumettre?

• Oui. En cliquant sur le bouton Réinitialiser, toutes les informations précédemment entrées sur la page seront supprimées.

Une taille limite est-elle imposée aux fichiers soumis à l’aide du Portail de documents électroniques?

• La taille de fichier maximale pouvant être téléchargée sur le portail est de 150 mégaoctets pour les documents et de 250 mégaoctets pour les fichiers multimédias. Un document de plus de 150 mégaoctets peut/doit être déposé sur un DVD ou une clé USB. veuillez communiquer avec nous par courriel à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca ou par téléphone au 613-990-2008 pendant les heures de bureau de la Commission, soit du lundi au vendredi de 8 h à 16 h (heure de l’Est), sauf les jours fériés.
• Sachez que de nombreux facteurs peuvent influer sur les délais de téléchargement, tels que votre connexion Internet, la taille du document, le format de conversion PDF et la résolution d'un document numérisé.

À quel moment les documents soumis sont considérés comme déposés?

• Les documents soumis sont considérés comme déposés lorsqu’une page d’accusé de réception des documents générée par le Portail de documents électroniques s’affiche à l’écran.
• Cette confirmation vous est également envoyée à l’adresse de courriel fournie à l’inscription.

J’ai fait une erreur lors de mon envoi; comment puis-je corriger cette erreur?

• Veuillez communiquer avec nous par courriel à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca ou par téléphone au 613-990-2008 pendant les heures de bureau de la Commission, soit du lundi au vendredi de 8 h à 16 h (heure de l’Est), sauf les jours fériés.

Y a-t-il des documents qui ne peuvent être déposés électroniquement?

• Oui, les pièces et tout document pour lequel la Commission considère que cela est justifié.

RÉCUPÉRER DES DOCUMENTS

Est-ce que le grand public peut récupérer des documents?

• Non, seuls les utilisateurs avec un profil approuvé par la Commission et associés à un événement spécifique peuvent accéder aux documents qui sont disponibles pour récupération.

Dois-je m’inscrire et avoir un profil afin de récupérer les documents des événements?

• Oui, un profil enregistré et approuvé est obligatoire pour récupérer les documents qui sont disponibles sur le Portail de documents électroniques de la Commission.

Est-ce que tous les utilisateurs inscrits ont accès à tous les documents des événements?

• Non, seuls les utilisateurs associés à un événement peuvent accéder aux documents liés à cet événement.

Comment puis-je savoir s’il y a des documents qui peuvent être récupérés du Portail de documents électroniques?

• Lorsque les documents sont rendus disponibles pour récupération, un courriel vous est envoyé à l’adresse de courriel inscrite sur votre profil.

Comment puis-je savoir quels documents ont déjà été récupérés?

• Le bouton Nouveau situé à la gauche du document changera et deviendra Récupéré si vous avez déjà récupéré ce document.

Pour quelle période les documents sont disponibles sur le Portail de documents électroniques?

• Par défaut, les documents sont disponibles pour une période de 30 jours. Il ne sera plus possible de les récupérer dans le Portail de documents électroniques après cette période ou lorsque l'événement n’est plus actif.

Après avoir cliqué sur le bouton Nouveau, dois-je ouvrir ou sauvegarder le document?

• Nous vous recommandons de sauvegarder tout document que vous récupérez avant de l’ouvrir.
• Si vous n’avez pas sauvegardé le document la première fois qu’il a été ouvert, il est possible de le récupérer de nouveau. Cliquez sur le bouton Récupéré situé à la gauche du nom du document pour l’ouvrir de nouveau.

TECHNOLOGIE DE SÉCURITÉ

Comment la Commission s’assure-t-elle de l’intégrité des données transmises à l’aide du Portail de documents électroniques?

• Le Portail de documents électroniques comprend un système de sécurité informatique à plusieurs paliers pour s’assurer que vos communications sont sécurisées et protégées. Les renseignements d’affaires et personnels transmis par votre ordinateur à notre serveur sont protégés. Nous appliquons uniquement des mesures de sécurité satisfaisant aux normes de l’industrie, comme le protocole de chiffrement des données SSL (Secure Sockets Layer).

Qu’est-ce que le protocole SSL?

• Le protocole SSL est un protocole de chiffrement qui assure la sécurité des communications sur Internet. Lorsque des données transmises entre deux ordinateurs sont chiffrées, elles ne peuvent être lues ni modifiées de quelque façon que ce soit.