Le Portail de documents électroniques

• Le Portail de documents électroniques vise à faciliter l’échange, la présentation et la récupération de documents électroniques aux fins des procédures d’audience, de médiation et de négociation collective de la Commission, ainsi qu’à fournir les documents demandés en vertu de la Règle 317 de la Loi sur les Cours fédérale et les demandes présentées en vertu de la Politique sur la transparence et la protection de la vie privée . Toutes les procédures sont appelées « événements ».
• Le Portail de documents électroniques est utilisé pour soumettre et récupérer les documents liés à un dossier de cas de la Commission.
• Pour les besoins du Portail de documents électroniques, les documents comprennent, sans toutefois s’y limiter, les lettres, les courriels, les notes, les photos, les vidéos, les enregistrements audio, les tableaux, les avis, les descriptions de travail, la jurisprudence, les mémoires, les lois, les conventions collectives ou les politiques.
• Les renseignements obtenus à l’aide du portail doivent être utilisés uniquement de manière conforme à l’événement créé.
• Vous aurez accès au Portail de documents électroniques pendant une période limitée pour chaque événement (audience, médiation, négociation collective, demande en vertu de la Règle 317 ou demande présentée en vertu du principe de transparence judiciaire). La Commission déterminera le délai et vous le communiquera.

Pouvoirs de la Commission

• La Commission a le pouvoir d’obliger, en tout état de cause, toute personne à produire les documents ou pièces qui peuvent être liés à toute question dont elle est saisie (al. 20f) de la Loi sur la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral ).
• La Commission, à sa seule et entière discrétion, peut modifier, suspendre, restreindre ou cesser l’accès au Portail de documents électroniques ou son utilisation.

Conditions d’utilisation

Présentation de documents

• Pour les besoins du Portail de documents électroniques, les documents comprennent, sans toutefois s’y limiter, les lettres, les courriels, les notes, les photos, les vidéos, les enregistrements audios, les tableaux, les avis, les descriptions de travail, la jurisprudence, les mémoires, les lois, les conventions collectives ou les politiques.
• Les documents peuvent être fournis dans les formats suivants : PDF, Word, Excel ou PowerPoint, ainsi que tout format d’image, d’audio ou de vidéo compatible avec le système d’exploitation Microsoft Windows 10.
• Les documents téléchargés doivent être nommés conformément à la convention de dénomination. Afficher la convention d’appellation pour les documents
• Lorsque vous téléchargez un document à un événement, toutes les autres parties auxquelles un accès aux documents liés à l’événement a été accordé recevront un avis leur informant qu’un nouveau document a été ajouté à l’événement dans le portail.
• Vous recevrez un avis vous informant qu’un nouveau document a été ajouté à l’événement dans le portail chaque fois qu’une autre partie à laquelle un accès a été accordé à l’événement télécharge un document.
• Pour les audiences
  • Tous les renseignements téléchargés par les parties au Portail de documents électroniques aux fins d’une audience sont transitoires.
  • Tous les renseignements téléchargés par les parties au Portail de documents électroniques aux fins d’une audience ne font pas partie du dossier de cas de la Commission.
  • Seuls les documents présentés à l’audience et auxquels un numéro de pièce est attribué par la Commission feront partie du dossier de cas.
  • Les documents auxquels aucun numéro de pièce n’est attribué ne feront pas partie du dossier de cas de la Commission et seront supprimés après l’audience.
  • Les recueils de documents feront partie du dossier de cas après l’audience.
  • Si votre affaire présentée devant la Commission est réglée ou retirée avant la tenue d’une audience, les documents soumis à l’aide du portail seront supprimés.
• Pour les médiations
  • Tous les renseignements téléchargés au Portail de documents électroniques aux fins d’une médiation seront divulgués sous toutes réserves aux fins des négociations de règlement et seront considérés comme confidentiels par les parties et leurs représentants, sous réserve des exigences prévues par une loi et la nécessité de protéger les personnes contre des préjudices physiques. De plus, une preuve qui est autrement admissible ou qui peut être communiquée ne saurait être rendue inadmissible ou non communicable du fait qu’elle a été utilisée pendant la médiation.
  • Les renseignements téléchargés par les parties au Portail de documents électroniques aux fins d’une médiation sont confidentiels et ne peuvent être utilisés que par les personnes qui participent à la médiation pendant la médiation.
  • Les documents téléchargés par les parties ne sont pas versés au dossier de cas de la Commission.
  • ISi votre médiation est annulée, les documents soumis à l’aide du Portail de documents électroniques seront supprimés.
• Pour la négociation collective (commissions de l’intérêt public et conseils d’arbitrage)
  • Tous les renseignements, comme les mémoires, téléchargés par les parties au Portail de documents électroniques aux fins d’un processus de négociation collective sont versés au dossier de cas de la Commission.
• Si vous téléchargez le mauvais document, vous ne pouvez pas le supprimer au moyen du Portail de documents électroniques. Vous devez communiquer avec la Commission par courriel à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca ou par téléphone au 613 990 2008 afin de le retirer du portail.

Récupération de documents

• Seules les personnes autorisées par la Commission doivent avoir accès aux documents téléchargés par les parties ou la Commission au portail. Les autorisations ne doivent pas être partagées avec autrui.
• Les renseignements obtenus à l’aide de ce portail doivent être utilisés aux seules fins pour lesquelles la Commission a accordé une autorisation.
• Vous aurez accès au Portail de documents électroniques pendant une période limitée pour chaque événement (audience, médiation, négociation collective, demande en vertu de la Règle 317 ou demande présentée en vertu du principe de transparence judiciaire).
• La Commission déterminera le délai et vous le communiquera.
• Une fois le délai expiré, les liens permettant de récupérer le ou les documents ne seront plus disponibles.

Aucune utilisation illégale ou interdite

• Vous convenez expressément d’utiliser le Portail de documents électroniques uniquement à des fins légales et d’une manière qui n’interfère pas avec l’utilisation du portail par une personne. Une telle interférence comprend, sans toutefois s’y limiter, une conduite qui peut harceler ou causer de la détresse ou des inconvénients à une personne et la transmission de contenu obscène ou offensant.
• Sans limiter la portée générale de ce qui précède, vous convenez expressément de ne récupérer ni d’utiliser les documents ou les renseignements qui ont été téléchargés au portail à des fins autres que celles autorisées par la Commission. En d’autres termes, les documents téléchargés aux fins d’une audience doivent être utilisés uniquement pour cette audience particulière et les documents téléchargés aux fins d’une médiation ne doivent être utilisés uniquement pour cette médiation particulière. Vous ne devez pas afficher publiquement les documents ni les rendre publics.

Protection des renseignements personnels et confidentialité

Dossiers de cas de la Commission – Transparence et protection des renseignements personnels

• En ce qui concerne les audiences relatives aux griefs, aux plaintes et aux demandes, les renseignements téléchargés au Portail de documents électroniques sont transitoires et ne font pas partie du dossier de cas de la Commission. Cela signifie que le public ne peut pas avoir accès aux documents téléchargés au portail.
• Pour tous les documents versés au dossier de cas de la Commission:
  • Le principe de transparence judiciaire occupe une place importante dans notre système judiciaire. Conformément à ce principe protégé par la Constitution, la Commission mène ses audiences en public, sauf dans des situations exceptionnelles. De par son mandat et la nature des affaires qu’elle entend, la Commission pratique une politique d’ouverture qui favorise la transparence de ses procédures, la responsabilisation et l’équité dans la conduite de ses audiences.
  • Les renseignements relatifs aux procédures de la Commission sont assujettis à la Politique sur la transparence et la protection de la vie privée de la Commission. Conformément à cette politique, la Commission donne au public accès aux dossiers de cas avant et après les audiences. Les dossiers de cas comprennent la correspondance envoyée aux parties et par celles ci. Ils comprennent aussi les arguments écrits des parties, les recueils de jurisprudence et les pièces, et ils sont accessibles au public dans leur intégralité. La Commission mène aussi ses audiences en public, sauf dans des situations exceptionnelles, et affiche ses décisions par voie électronique sur son site Web.
  • Les parties sont responsables des renseignements qu’elles présentent à la Commission; par conséquent, il est recommandé qu’elles caviardent les renseignements qui ne sont pas nécessaires à leurs cas avant de les transmettre à la Commission et avant de les déposer en preuve à une audience.

Médiation – Confidentielle

• Avant de participer à une médiation, les parties doivent signer une entente de médiation qui énonce les modalités de la médiation.
• Tous les renseignements téléchargés au Portail de documents électroniques en vue de la médiation seront divulgués aux parties participant à la médiation sous toutes réserves aux fins des négociations de règlement et seront considérés comme confidentiels par les parties et leurs représentants, sous réserve des exigences prévues par une loi et la nécessité de protéger les personnes contre des préjudices physiques. De plus, une preuve qui est autrement admissible ou qui peut être communiquée ne saurait être rendue inadmissible ou non communicable du fait qu’elle a été utilisée pendant la médiation.
• Les renseignements téléchargés par les parties au Portail de documents électroniques aux fins d’une médiation sont confidentiels et ne peuvent être communiqués et utilisés que par les personnes qui participent à la médiation.
• Les renseignements sont confidentiels et ne doivent pas être communiqués à quiconque qui ne participe pas à la médiation.
• Les renseignements téléchargés ne sont pas versés au dossier de cas de la Commission et ne font pas partie du dossier.
• Si la médiation est annulée, les documents soumis à l’aide du portail seront supprimés.

Sécurité

• La Commission utilise un ensemble de technologies multicouches afin de s’assurer que vos communications avec nous sont sécuritaires et protégées. En plus de ce système de sécurité informatique, la Commission a mis en œuvre des procédures visant à prévenir les infractions à la sécurité.
• Le chiffrement permet de s’assurer que les renseignements en transit entre votre ordinateur et notre serveur ne peuvent pas être lus (protection des renseignements personnels et confidentialité) ni modifiés (intégrité); par conséquent, toutes les données sont transportées à l’aide de voies chiffrées, afin d’assurer la sécurité.
• Le Portail de documents électroniques vise à sécuriser les documents au niveau Protégé B. Si votre document est protégé à un niveau supérieur, ne le téléchargez pas au portail. Communiquez plutôt avec la Commission par courriel à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca ou par téléphone au 613 990 2008.
• Lorsque vous utilisez le Portail de documents électroniques, l’intégrité de tout renseignement que vous communiquez, ainsi que votre profil enregistré, est garantie.
• Même si nous déployons de grands efforts pour sécuriser vos transactions avec nous, vous devriez également prendre des précautions en vue de maximiser votre protection. Par exemple, vous devriez appliquer régulièrement des correctifs et des mises à jour disponibles sur le marché à votre navigateur et à votre système d’exploitation. Vous devriez également protéger votre ordinateur à l’aide de logiciels antivirus et pare feu disponibles sur le marché et à jour.
• Les renseignements téléchargés dans le Portail de documents électroniques sont traités, chiffrés et stockés sur des serveurs locaux situés au Canada.

Collecte et gestion des renseignements

• Les statistiques sur l’utilisation du site sont recueillies et analysées uniquement aux fins de la gestion du site. Les statistiques sont strictement utilisées pour surveiller le rendement du système et pour cerner les problèmes.
• Les renseignements recueillis sont protégés et leur accès est restreint.

Surveillance du trafic de réseau

• Le trafic de réseau est surveillé uniquement à des fins de la sécurité du site Web pour veiller à ce que nos services demeurent à la disposition de tous les utilisateurs.
• La surveillance est effectuée afin de repérer toute tentative non autorisée de téléversement ou de modification des renseignements, ou encore, tout essai visant à endommager le système..
• Pendant la surveillance, nous recevrons et enregistrerons les renseignements, comme l’adresse IP de l’ordinateur qui communique avec notre site Web, la date et l’heure, ainsi que les pages du portail consultées.
• Aucune tentative ne sera effectuée pour établir un lien entre ces adresses et l’identité des visiteurs du site, à moins qu’une tentative d’endommagement du site n’ait été détectée. Dans ce cas, les registres seront utilisés pour identifier les utilisateurs individuels aux fins des enquêtes par les organismes d’application de la loi autorisés ou aux fins de sécurité nationale.
• Les registres ne sont utilisés à aucune autre fin et doivent être détruits régulièrement, conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et à la Loi sur la protection des renseignements personnels..
• Le portail utilise des témoins uniquement pour déterminer votre présence en ligne. Nous n’utilisons pas de témoins pour saisir des renseignements supplémentaires afin de vous identifier personnellement ou à toute autre fin.

Accessibilité

• Le Portail de documents électroniques vise à être accessible à tous les utilisateurs, y compris les personnes handicapées qui utilisent des technologies adaptatives pour recevoir et diffuser les renseignements. Il a été conçu conformément aux points de contrôle des priorités 1 et 2 du Consortium World Wide Web (W3C) et à la Norme sur les sites Web du gouvernement du Canada.
• L’objectif est de développer et de maintenir un site Web accessible et nous accueillons vos commentaires et suggestions en vue de rendre plus accessible ce site Web. Si vous éprouvez des difficultés à voir ou à récupérer le contenu ou les services de ce site pour des raisons d’accessibilité, ou si vous souhaitez nous faire part de vos commentaires ou suggestions, veuillez communiquer avec la Commission à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca.

Langues Officielles

• La Commission respecte la Loi sur les langues officielles et les politiques connexes du Conseil du Trésor, et elle s’est engagée à s’assurer que tous les renseignements et services offerts sur ce site Web sont offerts en français et en anglais.

• Si vous avez besoin d’aide pour télécharger vos documents, si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’un soutien technique relativement au Portail de documents électroniques, veuillez communiquer avec la Commission par courriel à edocsportal.portaildoc@fpslreb-crtespf.gc.ca ou par téléphone au 613 990 2008.
• Les heures de bureau sont du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h (heure de l’Est), sauf les jours fériés.